- Invités
Faire les invitations aux personnes désignées par le conseil
d'administration.
- Local
Réserver un local adéquat et le matériel nécessaire (tableau,
vidéoprojecteur, microphones, chaises, tables, café, prix de
présence, etc.) pour la tenue de l'assemblée.
- Vérificateur
Faire avant l'assemblée les vérifications nécessaires
(disponibilité et prix) pour être en mesure de recommander aux
membres le choix d'un vérificateur.
- Avis de convocation et ordre du
jour
Transmettre l'avis de convocation et l'ordre du jour de l'assemblée
générale annuelle aux membres de la coopérative selon le mode et
dans le délai prévus aux règlements, accompagnés des documents
pertinents (voir article 76 de la loi).
- Documents requis
Préparer les documents suivants :
- Procès-verbal de la
dernière assemblée générale annuelle et, s'il y a lieu, ceux des
autres assemblées de membres (ex : assemblée extraordinaire);
- Cartes d'identification de
membres;
- Copies du rapport annuel incluant les états
financiers et le rapport du vérificateur;
- Recommandation du conseil d'administration
concernant l'affectation des trop-perçus ou
excédents, laquelle doit tenir compte des prévisions de
remboursements des parts prévues au rapport annuel;
- Le cas échéant, recommandation du conseil
d'administration concernant l'allocation de présence des
administrateurs et la rémunération du secrétaire ou du
trésorier;
- Bulletins de votes;
- Projets de modifications aux règlements,
s'il y a lieu;
- Tout autre document requis.
- Inscription des
membres
Effectuer la vérification des présences et l'identification des
membres.