Une coopérative est à la fois une association de personnes et une entreprise. Elle comporte donc deux structures différentes:

• l'association de personnes exige une structure démocratique (assemblée générale, conseil d'administration, autres conseils et comités) à l'intérieur de laquelle les membres ou leurs représentants peuvent participer directement ou comme délégués de groupes de membres;
• la structure de l'entreprise peut être simple ou complexe selon la taille et la nature des activités économiques, mais elle sera vraisemblablement similaire à celles des autres entreprises privées.

Source : Alain Bridault, Managing the democratic Process in a co-opérative dans la collection Managing a co-operative, Sillery, Québec, ORION research and consulting co-operative, Mars 1998, p.36.

L'association de personnes est dirigée par un conseil d'administration dont les membres sont bénévoles. La coopérative est dirigée par le conseil d'administration et gérée par la personne qui occupe le poste de chef de la direction générale , de directeur général ou de directeur exécutif. Un directeur exécutif dirige habituellement un coopérative sans but lucratif ou une association.

Articles de constitution

Les articles de constitution d'une coopérative varient selon la législation fédérale ou provinciale.Par exemple, il peut ou ne pas être nécessaire que les articles comprennent les objectifs et la mission de la coopérative, ainsi que l'organisation du capital social.

Les règlements d'une coopérative

Les règlements d'une coopérative sont équivalents à ceux qui concernent la constitution d'un gouvernement. Ils définissent les droits et les obligations de chaque membre de la coopérative, et ils constituent un document juridique. Dans de nombreux cas, ils ne peuvent être modifiés que par une majorité des deux tiers des membres en assemblée générale.

Selon la législation, les règlements doivent notamment comprendre des articles :

• définissant la mission de la coopérative et ses champs d'activités; les pouvoirs et responsabilités du chef de la direction générale/directeur exécutif.
• les conditions requises pour en devenir membre (notamment le nombre de parts sociales) et celles relatives à la perte du statut de membre (départ ou expulsion);
• la procédure de convocation de l'assemblée générale annuelle, des assemblées générales spéciales et des réunions du conseil d'administration;
• les pouvoirs et responsabilités du conseil d'administration, du comité exécutif et des autres comités et conseils;
• les pouvoirs et responsabilités du chef de la direction générale/directeur exécutif.

La structure démocratique

Une coopérative fonctionne selon des règles s'inspirant des règles de la démocratie parlementaire.

L'assemblée générale annuelle

Le conseil d'administration doit convoquer et organiser une assemblée générale annuelle. Les règlements peuvent prévoir un quota de membres présents (nombre de membres ou pourcentage du total des membres) minimum pour qu'une assemblée générale puisse se tenir. Un membre ne peut pas voter pour un autre membre (pas de vote par procuration).

L'assemblée générale a notamment les pouvoirs exclusifs de :

• modifier les règlements;
• élire les membres du conseil d'administration et d'autres comités s'il y a lieu;
• fixer les montants des indemnités quotidiennes des membres du conseil d'administration;
• nommer le vérificateur externe;
• décider de la dissolution de la coopérative ou de sa fusion avec une autre;
• décider de l'adhésion de la coopérative à une fédér ation ou à une autre organisation intercoopérative.

Le conseil d'administration

Le conseil d'administration administre la coopérative au nom des membres. Il a généralement le pouvoir exclusif de :

• engager et renvoyer la personne occupant le poste de chef de la direction générale;
• approuver les politiques salariales et de gestion des ressources humaines;
• définir les objectifs stratégiques et opérationnels de la coopérative;
• approuver les politiques de production (type et qualité) et de vente (prix) des produits et services de la coopérative;
• disposer des actifs de la coopérative
• proposer à l'assemblée générale le montant et les modalités de versement des ristournes;
• rédiger et soumettre le rapport annuel d'activités à l'assemblée générale.

Le chef de la direction générale/directeur exécutif

Le chef de la direction générale a les mêmes types de responsabilités et de pouvoirs que dans une société privée, c'est-à-dire planifier, organiser diriger et contrôler l'entreprise au jour le jour. Il relève directement du conseil d'administration en réunion et doit le tenir informé sur toutes les activités de l'entreprise.

Le chef de la direction générale a le pouvoir d'engager et de renvoyer les employés de l'entreprise en respectant les dispositions des règlements et selon les directives et politiques émises par le conseil d'administration.

Toutefois, dans le cas d'une coopérative de travailleurs le pouvoir de renvoi appartient au conseil d'administration du fait qu'un employé est aussi un membre. Le renvoi d'un employé doit se faire en respectant les clauses et procédures énoncés dans les règlements. Le chef de la direction générale peut cependant affecter et muter les membres aux différents postes de responsabilités et de travail.

Par ailleurs, tant pour les coopératives de travailleurs que pour les autres types de coopératives, les règlements peuvent conférer au conseil d'administration (et non au chef de la direction générale) le pouvoir d'engager et de congédier les cadres de l'entreprise.