Phase I - Élaborer le projet coopératif

Étape 1 : Réunir un groupe promoteur autour d'un projet

• Identifier les besoins à satisfaire :
  • Disponibilité ou stabilité de la main d'oeuvre,
  • disponibilité de certains produits et services,
  • qualité de certains produits et services,
  • produits et services à prix plus abordable ,
  • développement de marchés.
• Identifier les besoins en assistance professionnelle pour monter le projet :
  • conseiller juridique,
  • conseiller en développement coopératif,
  • conseiller en étude de faisabilité, plan d'affaires, montage financier,
  • conseiller en comptabilité
  • autres,____________________

Étape 2 : Faire une étude de faisabilité

• Faire une première étude sommaire de marché
• Repérer les aides techniques et financières disponibles
• Évaluer la réceptivité du projet coopératif dans le milieu local
• Évaluer la pertinence de la formule coopérative pour satisfaire les besoins non satisfaits à l'origine du projet (cadre juridique, type de coopérative le mieux adapté).

• Définir les caractéristiques de l'avantage coopératif souhaité dont bénéficieront les membres, soit la qualité, les prix et les caractéristiques:
  • des produits et services offerts (coopérative de consommateurs).
  • ou des produits et services mis en vente (coopérative de producteurs).
  • ou des emplois et conditions de travail (coopératives de travailleurs)
• Évaluer la capacité du projet d'attirer le minimum de membres nécessaires

Si cette étude préliminaire n'est pas concluante, le groupe promoteur arrête ses activités.
Si cette étude permet de conclure que le projet coopératif tel qu'esquissé est faisable, le groupe promoteur s'engage dans la deuxième phase.

Phase II - Coordonner les activités de la pré-coopérative

Étape 3 : Tenir une assemblée d'organisation

• Choisir la dénomination sociale de la future coopérative et la localisation de son siège social
• Définir la mission de la coopérative (buts, finalités)
• Élire un conseil d'administration et un secrétaire provisoires
• Demander officiellement, au niveau fédéral ou provincial selon le cas, l'obtention du statut juridique coopératif pour la future entreprise

Étape 4 : Faire une étude de viabilité

• Obtenir le financement des travaux de réalisation de l'étude de viabilité :
  • autofinancement par les membres
  • ou subvention spéciale
  • ou/et négociation d'une entente d'aide technique au démarrage d'entreprise auprès d'une organisation spécialisée
• Définir les objectifs stratégiques
• Évaluer les différents scénarios stratégiques, les coûts de production, les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires
• Évaluer les différents scénarios de financement du démarrage
• Faire une première projection des états financiers prévisionnels et d'un budget de caisse prévisionnel, (revenus et dépenses, investissements des membres en capital social, de partenaires, prêts d'une caisse populaire ou d'une autre institution financière, sub ventions).

Si cette étude conclut que le projet coopératif ne pourrait pas être financièrement viable, le groupe promoteur met fin au projet. Si l'étude permet de conclure que la nouvelle coopérative sera financièrement viable, le groupe promoteur s'engage dans la troisième phase.

Phase III - Organiser le démarrage de la coopérative

• Mettre sur pied des comités ad hoc pour répartir la charge de travail entre les membres du conseil d'administration provisoire. Par exemple :
  • comité de planification
  • comité de formation
  • comité de rédaction des règlements de régie interne

Étape 5 : Organiser l'association

• Concevoir la structure associative et définir les différentes catégories de membres si nécessaire (consommateurs, fournisseurs, travailleurs)
• Déterminer les rôles et les responsabilités des différentes instances démocratiques (Assemblée générale, conseil d'administration, comités)
• Établir les règlements administratifs
• Recruter les membres
• Organiser et offrir un programme de formation des membres à l'administration et à la gestion d'une coopérative, à la tenue d'assemblées délibérantes, au fonctionnement d'un comité ou d'un conseil.

Étape 6 : Organiser l'entreprise

Étape 6.A : Planifier le fonctionnement de l'entreprise

• Établir l'organigramme de l'entreprise
• Faire la planification opérationnelle de la première année d'activités
• Négocier des contrats d'approvisionnement en produits et services nécessaires (intrants) et, éventuellement de contrats de vente ou de mise en marché (selon le type de coopérative et la nature de l'entreprise)
• Concevoir et mettre en place un système comptable
• Définir les tâches et les responsabilités de chaque poste de travail
• Définir une politique salariale
• Sélectionner et recruter la personne assumant le poste de la direction générale

Étape 6.B : Planifier et organiser le financement du démarrage de l'entreprise

• Déterminer le montant de la part sociale d'éligibilité
• Évaluer la valeur du capital social au démarrage et durant les 3 premières années d'opération (en fonction de l'évolution prévue du nombre de membres)
• Préparer les règlements de parts privilégiées (si nécessaire)
• Préparer les règlements d'emprunts (si nécessaire)
• Concevoir le plan de financement global pour les trois premières années d'opérations
• Rédiger le plan d'affaires
• Négocier l'apport en capital de partenaires financiers externes (si nécessaire); Société de capital de risque, Fonds privés, programmes d'investissement chez les caisses populaires ou credit unions
• Demander une subvention publique au démarrage (si elles sont disponibles et si nécessaire)
• Négocier les emprunts à moyen terme et une marge de crédit auprès d'une caisse populaire, credit union ou une autre institution financière.

Étape 6.C : Préparer le personnel employé de l'entreprise

• Sélectionner et recruter les employés (responsabilité de la direction générale sauf dans le cas d'une coopérative de travailleurs où les décisions de recrutement sont normalement prise collectivement)
• Organiser et offrir un programme de formation professionnelle des employés
• Organiser et offrir un programme de formation à la coopération

Étape 6.D : Assurer la légalité des opérations de l'entreprise

• Remplir les formalités légales et obtenir les autorisations légales nécessaires au démarrage des activités de l'entreprise :
  • fédérales: numéros d'employeur pour les remises gouvernementales, pour la TPS/TVH, pour Revenu Canada
  • provinciales: numéros pour le Ministère du Revenu de la province, pour la taxe provinciale
  • la coopérative peut avoir à s'enregistrer auprès d'un autre governement provincial ou obtenir un permis d'opération auprès de ministères fédéral ou provinciaux
  • municipales: permis municipal, numéro d'employeur, etc.

  Étape 7 : Tenir l'assemblée générale de fondation

• Adopter les règlements administratifs
• Adopter le plan d'affaires
• Approuver l'adhésion de la coopérative à une fédération sectorielle ou à une organisation coopérative intersectorielle
• Nommer un vérificateur externe
• Élire les membres du conseil d'administration et, éventuellement des autres comités (si ce pouvoir appartient à l'assemblée générale)