La explosión informativa en la que estamos inmersos (entre cuyas causas destaca la incidencia de la información en el desarrollo de la tecnología e investigación y que la sociedad demanda y maneja gran cantidad de información), es un hecho que hace difícil discernir la información útil, de la que supone contaminación o es perjudicial, que a veces hace que se pueda decir que "no se distingue el árbol de entre el bosque". La elevada tasa de crecimiento, hace necesario que el tratamiento de la información, se lleve a cabo de forma automática. Como origen y causa de éste crecimiento exponencial de la información, aparece paradójicamente la solución, la informática, definida como el tratamiento de la información de forma automatizada.

La informática, tan versátil y polimórfica comenzó a aplicarse a diferentes campos, empezando el uso de ordenadores en primer lugar en el ámbito militar, ocupando entonces gran espacio y consumiendo mucha energía, a través de las sucesivas generaciones tecnológicas, en base a los adelantos de la ciencia, fueron reduciendo su tamaño y consumo, siendo asequible a cualquier tipo de actividad, habiéndose extendido en la actualidad al mundo económico, empresarial y personal, su papel es imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. La fusión de los trabajos de oficina y de la informática dio lugar a la ofimática.

Se entiende como ofimática todo lo relacionado con la organización de flujos de trabajo en oficinas, despachos, etc. y el respectivo apoyo a estos procesos mediante ordenadores. Dicho de paso, esta vez el español es más preciso que el inglés, con el nebuloso "System-engineering" y el más limitado "Business Process Re-engineering" (BOP).

Imagen © Stéphane Neidhardt 2007

Hablar de la automatización de la oficina -en paralelo a la automatización de fábricas- no es correcto: en la fábrica el automatismo -el ordenador- sustituye al trabajador como dueño del proceso y lo convierte en supervisor o reparador, mientras en las oficinas las personas siguen como actores principales, apoyándose solamente para su trabajo y la coordinación del mismo en la infraestructura informática.

La ofimática no trata exclusivamente del uso del ordenador individual, promueve la reingeniería de los procesos y sus etapas en su totalidad usando la informática como instrumento para eliminar, reducir y agilizar los mismos.

No es como la informática tradicional con su enfoque en información estandarizada, sino que parte del hecho que cada caso es diferente y requiere un tratamiento distinto, de tal forma que se pueden homogeneizar solamente las formas y el proceder pero no el contenido mismo, por tanto trasciende el modelo cliente-servidor tradicional.

En el entorno ofimático no son necesarios equipos de elevadas prestaciones, sino que es suficiente con ordenadores personales sencillos conectados entre sí y a internet, formando redes entre los que se comparte información y en consecuencia se abaratan los costos. La ofimática de esta manera se ha convertido en una herramienta imprescindible.

La ofimática, por sus peculiares características, suministra un buen campo para ejemplificar acerca del impacto de la convergencia e integración de las tecnologías. La oficina, y por lo tanto la ofimática, que no es más que la tecnología aplicada a la oficina, es un entorno donde no existen tareas muy determinadas, entran actividades tan diversas como el tratamiento de documentos o la comunicación telefónica. En un entorno así es lógico pensar que se necesitan tecnologías combinadas, no soluciones aisladas encaminadas a resolver un problema en concreto. La ofimática ha de proporcionar herramientas que faciliten al usuario (sea éste un individuo o un grupo) la tarea a realizar.